とても簡単な書類の整理術

デジタル化が進むにつれて整理しないといけない書類の数は大幅に減りましたよね。それでもまだ重要な書類や捨てられない書類はなくなりません。

以前はこのようなファイルケースを使い整理していましたが、書類が増えるにつれて限界がきました。

僕が10年以上やってる書類の整理方法をご紹介します。元ネタは読んだ本からでしたが、その本のタイトルを忘れてしまいました^^;;

この整理方法の良いポイント

• 整理した書類をPC等で検索できるようになる
• 自分がそこにいなくても自分以外の誰かに書類の場所を的確に伝えられる
• 書類以外のものでも整理出来る　【例】外国のお金、証明写真、半券やパンフレット

実践方法

1. 書類をしまうA4のケースまたは封筒を用意して下さい(写真1)
2. 書類をしまったらそのケースに数字大きく書きます。今回は初回ですので数字は「1」となります
3. 書いた数字と同じ数字をエクセルに書き、何が入っているか書き加えます(写真2)
4. 最後に書類を入れたケースを100均などで売っているプラスチックケースに入れれば完了です(写真3)

※2回目以降は数字を増やして同じ作業を繰り返します

　写真1 ファイルケース・封筒

写真2 エクセルサンプル

写真3 書類箱

ポイント

• 書類を入れるものはA4サイズに統一する。A4サイズであればクリアケースでも封筒でも構いません。
• エクセルには後で検索しやすいようにキーワードをなるべく書く
• なるべく細かく書類を分ける。例えばクレジットカード関連の書類でしたらクレジットカード会社ごとで分ける。

実践例

これは先日実際にあった話です。
海外滞在中に昔のパスポート内にあるスタンプの日付が必要になりました。書類の入ってるケース番号をパソコンで検索し、実家に電話をしケース番号を伝え、目的の旧パスポートの内の日付の確認をしてもらう事ができました。

Evernoteに置き換わる日

実はこの整理術には2つ欠点があります。
1つは書類を確認する際には必ず誰かがそこにいないといけないことです。もう1つは書類がどんどん溜まっていくということです。
現時点でこれを解消する方法はiPhoneなどで書類の写真を撮りEvernoteなどに保存し、書類を捨てるという方法だと思います。Evernoteの凄いところは写真内に書かれている文字も検索できるところです。

最後に

今回の書類整理術ですが手軽さの面では他のどんな方法より優れていると思っております。Evernoteを使うために小冊子や何枚もある資料をデジテルデータにするのはやはり手間がかかります。何を整理するかで今回の整理術かEvernote整理術かを分けてみるといいかもしれません